PROROGA SCADENZA TERMINE COMUNICAZIONE INDIRIZZO PEC E ABROGAZIONE DOCUMENTO SICUREZZA PRIVACY

Gli argomenti di cui al titolo,disciplinati  dal  decreto n.5/2012 sulle liberalizzazioni ,in corso di conversione in Parlamento ,sono oggetto di apposita informativa  tramessa dall’IRDCEC -Istituto Ricerca Dottori Commercialisti onla nota 24 febbraio 2012, n. 13,,il cui testo si  riporta.

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1 PREMESSA

Il DL 9.2.2012 n. 5 (c.d. “Semplifica Italia”), entrato in vigore il 10.2.2012 e in corso di conversione in legge, contiene numerose misure di semplificazione per i cittadini e le imprese e per favorire la crescita economica.

Di seguito si analizzano le novità riguardanti:

– il rinvio al 30.6.2012 del termine per la comunicazione al Registro delle imprese dell’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) da parte delle imprese costituite in forma societaria;

– l’abrogazione del Documento programmatico sulla sicurezza (DPS), previsto dalla normativa di tutela della privacy.

2. RINVIO AL 30.6.2012 DEL TERMINE PER LA COMUNICAZIONE DELLA PEC AL REGISTRO DELLE IMPRESE

Tutte le imprese costituite in forma societaria sono obbligate a:

– dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) o un analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino la data e l’ora dell’invio e della ricezione delle comunicazioni e l’integrità del contenuto delle stesse;

– comunicarlo al Registro delle imprese, per la relativa iscrizione.

Per effetto dell’art. 37 del DL 5/2012, le società già costituite al 29.11.2008 che, alla data del 10.2.2012, non hanno ancora effettuato la suddetta comunicazione, devono provvedervi entro il 30.6.2012.

2.1 PRECEDENTE SCADENZA

Si ricorda che, in seguito alle segnalazioni dei soggetti gestori del sistema PEC di non riuscire a far fronte alle numerose richieste di nuovi indirizzi PEC concentratesi in prossimità dell’originaria scadenza del 29.11.2011, il Ministero dello Sviluppo economico aveva “invitato” le Camere di Commercio a non applicare nessuna sanzione in caso di ritardo nella comunicazione della PEC, almeno fino all’inizio del 2012 (lettera circolare 25.11.2011 n. 224402).

2.2 SANZIONI APPLICABILI

In caso di omessa o tardiva comunicazione della PEC al Registro delle imprese si applica, in capom al legale rappresentante dell’impresa, la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art.2630 c.c. per le omesse comunicazioni, nei termini prescritti, al Registro delle imprese (circ. Min.Sviluppo economico 3.11.2011 n. 3645/C).

Nello specifico:

– tale sanzione è prevista nella misura da 103,00 a 1.032,00 euro;

– se la comunicazione avviene nei 30 giorni successivi alla scadenza del termine prescritto, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.

2.2.1 Società di nuova costituzione

Il Ministero dello Sviluppo economico ha chiarito che, per quanto riguarda le società di nuova costituzione, l’obbligo di comunicazione della PEC va adempiuto immediatamente mediante l’inserimento di tale indirizzo nella domanda di iscrizione al Registro delle imprese (parere 18.1.2012 n. 9880).

L’omessa indicazione dell’indirizzo PEC costituisce un’ipotesi di “incompletezza” della domanda.

Pertanto, l’ufficio del Registro delle imprese:

– prima dell’iscrizione può invitare il richiedente a completare o rettificare la domanda ovvero ad integrare la documentazione, assegnando un congruo termine;

– trascorso tale termine, rifiuta l’iscrizione con provvedimento motivato.

In tale ipotesi, si applica comunque la sanzione amministrativa pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c. per le omesse comunicazioni.

2.2.2 Variazione dell’indirizzo PEC

In caso di variazione dell’indirizzo PEC, il Ministero dello Sviluppo economico, con il suddetto parere, ha anche precisato che occorre procedere all’adempimento pubblicitario entro 30 giorni dalla variazione dell’indirizzo stesso.

Per l’omissione o il ritardo della suddetta comunicazione, la sanzione di cui all’art. 2630 c.c. va applicata:

–  nell’ipotesi di omissione del dato (nuovo indirizzo PEC) nell’ambito di una domanda relativa ad un altro adempimento principale (ad esempio, la modifica dell’atto costitutivo), in capo al soggetto tenuto all’adempimento;

– nell’ipotesi di adempimento riguardante solo la comunicazione della variazione dell’indirizzo PEC, in capo al legale rappresentante della società.

3. ABROGAZIONE DEL DOCUMENTO PROGRAMMATICO SULLA SICUREZZA PREVISTO DALLA NORMATIVA SULLA PRIVACY

L’art. 45 del DL 5/2012 ha abrogato l’obbligo di predisporre e aggiornare il Documento programmatico sulla sicurezza (DPS) prescritto dal Codice della privacy, nonché l’eventuale autocertificazione sostitutiva, che costituiva una misura “minima” di sicurezza prevista in relazione all’obbligo generale di protezione dei dati personali.

Tale obbligo, infatti, è stato considerato un adempimento superfluo che, peraltro, non realizza un’effettiva tutela della sicurezza dei dati e dei sistemi informatici.

Al riguardo, si ricorda che:

– il soggetto obbligato alla redazione e all’aggiornamento del DPS era il titolare dei trattamenti di dati “sensibili” o giudiziari con strumenti elettronici, anche attraverso il responsabile, se designato;

– il DPS andava redatto o aggiornato entro il termine annuale del 31 marzo;

– il DPS non andava inviato al Garante della privacy, ma doveva essere conservato presso la propria struttura ed esibito in caso di controllo;

– nella relazione accompagnatoria del bilancio di esercizio, se dovuta, il titolare doveva riferire dell’avvenuta redazione o aggiornamento del DPS.

Per la mancata redazione o il mancato aggiornamento del DPS, il Codice della privacy prevedeva l’applicazione di sanzioni amministrative e penali.

3.1 DECORRENZA

Il DL 5/2012, entrato in vigore il 10.2.2012, non prevede disposizioni di decorrenza in relazione all’abrogazione dell’obbligo di redigere o aggiornare il DPS.

Pertanto, deve ritenersi che tale abrogazione sia immediatamente operativa dalla suddetta data del 10.2.2012, con la conseguenza che, salvo eventuali modifiche che dovessero essere apportate in sede di conversione in legge del DL 5/2012 o di mancata conversione dello stesso:

– entro il 31.3.2012 non si debba più procedere ad alcuna redazione o aggiornamento del DPS o della relativa autocertificazione sostitutiva;

– nella relazione accompagnatoria del bilancio di esercizio 2011, non sia più necessario effettuare alcuna indicazione al riguardo.

3.2 ALTRE MISURE DI SICUREZZA

Restano fermi gli obblighi relativi alle altre misure di sicurezza previste dalla vigente normativa in materia di tutela del trattamento dei dati personali e le relative sanzioni amministrative e penali.

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